TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterinpitäjät
Hämeenlinnan Helluntailähetys ry, y-tunnus 0217914-7
Turuntie 12, 13130 Hämeenlinna
Puhelin toimisto 045-107 4870
info@helluntaiseurakunta.net
Hämeenlinnan Helluntaiseurakunta (Suomen Helluntaikirkon jäsenseurakunta) hoitaa helluntaikirkon jäsenasiat
Turuntie 12, 13130 Hämeenlinna
Puhelin toimisto 045-107 4870
info@helluntaiseurakunta.net
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Onni Haapala, johtava pastori
Turuntie 12, 13130 Hämeenlinna
040 5018780
onni.haapala@helluntaiseurakunta.net
3. Rekisterien nimi
Hämeenlinnan Helluntailähetys ry:n jäsenrekisteri
Hämeenlinnan Helluntaiseurakunnan jäsenrekisteri
Asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Yhdistyksen lakisääteinen vaatimus ylläpitää jäsenrekisteriä
- Uskonnollisen yhdyskunnan lakisääteinen vaatimus ylläpitää jäsenrekisteriä
- Käytämme seurakunnan jäsenrekisterin yhteystietoja seurakunnan toimintaan liittyen. Lähetämme seurakunnan tiedotteita kotiosoitteeseen, ilmoitamme seurakunnan tapahtumista esim. kirjeitse tai sähköpostilla ja vierailemme vanhuksien luona tai muistamme heitä merkkipäivinä. Seurakunnan toimintaan olennaisesti liittyviä tietoja kuten liittymispäivä, kastepäivä pidetään yllä mikäli jäsen on tiedot ilmoittanut.
- Asiakasrekisteriin kirjattuja tietoja käytetään leiritoiminnan, koulutusten ja erilaisten tapahtumien järjestämiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin tiedot
Nimi-, osoite- ja yhteystiedot
Syntymäaika
Seurakuntaan liittymisen ajankohta
Kaste toimitettu pvm
Mikäli tiedossa, myös seuraavia tietoja voidaan tallentaa jäsenrekisteriin:
Yhdistyksen sääntömääräiset tiedot, sekä uskonnollisen yhdyskunnan lakisääteiset tiedot. Kasteen suorittaja, ammatti, sähköpostiosoite, siviilisääty (toisinaan puoliso), myös lapset, mikäli lapset ovat helluntaikirkon alaikäisiä jäseniä, mutta ei kastettu helluntaiseurakunnan jäsenyyteen, seurakuntaan liittymistapa (kaste, siirtotodistus vai tunnustus), seurakunnasta pois muuttamisen (ja minne seurakuntaan muuttanut), eroamisen tai kuoleman ajankohta. Hautajaisten ajankohta/siunaamisen suorittaja. Väestörekisteri, johon jäsen kuuluu. Vapaaehtoistehtävät seurakunnassa.
Asiakasrekisteri
Asiakasrekisteriin kertyy tapahtumaluontoisesti kunkin tapahtuman kannalta olennaisia tietoja osallistujista, kuten:
Nimi-, osoite- ja yhteystiedot
Ikä
Ruoka-aine -allergiat
Ala-ikäisten toimintaan osallistuvien lasten huoltajien tiedot
6. Säännönmukaiset tietojen lähteet ja tietojen säilytysaika
Lähteet:
Rekisteröidyltä jäseneltä suostumuksella saadut henkilötiedot
Mikäli seurakuntalainen siirtyy toisesta seurakunnasta, voidaan tietoja saada seurakuntalaisen suostumuksella myös toisesta seurakunnasta.
Seurakunnan verkkosivujen lomakkeet
Tietojen säilytys:
Jäsenrekisteri
Tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on seurakunnan jäsen.
Asiakasrekisteri
Lähtökohtaisesti 24kk, erillisellä suostumuksella pidempään
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja luovutetaan vain viranomaisille pyynnöstä.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA- alueen ulkopuolelle.
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Mahdollisen poikkeuksen tähän tekee seurakunnan toimintaa markkinoiva kohdennettu markkinointikampanja, jossa kolmannelle osapuolelle annetaan tilapäinen oikeus käyttää asiakasrekisterin tietoja markkinointikampanjan, kuten sähköpostikampanjan lähettämiseen. Tietojen omistusta ei luovuteta eteenpäin missään tilanteessa.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen turvallinen käsittely on meille tärkeää.
Manuaalinen aineisto:
Seurakunnan hallinnon vanhat dokumentit on sijoitettu arkistohuoneeseen, jonne pääsy on rajattu vain nimetyille henkilöille. Pöytäkirjoissa voi olla henkilötietoja, joten säilytämme niitä huolellisesti emmekä koskaan luovuta dokumentteja ulkopuolisille.
Mikäli seurakunnan toiminnan kannalta on tarpeellista, henkilötietoja voidaan säilyttää seurakunnan työtiloissa (toimisto, Turuntie 12). Tällaisia tapauksia voivat olla esim. lasten ja nuorten kesäleirit, joiden yhteydessä käsittelemme leiriläisten ja heidän huoltajien henkilötietoja. Tällöin henkilötiedot säilytetään lukitussa tilassa eikä niitä luovuteta ulkopuolisille.
Sähköisessä muodossa oleva aineisto:
Käytämme seuraavia suojatoimia tietoturvallisuuden varmistamiseksi:
- Järjestelmien sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.
- Järjestelmä on suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
- Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät ja nimetyt henkilöt.
- Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin.
- Rekisteri sijaitsee tietokoneessa, jonne pääsy asiattomilta on estetty.
- Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
- Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.
10. Rekisteröityjen oikeudet:
Tarkastusoikeus
Jokaisella seurakuntalaisella on oikeus tarkastaa jäsenrekisteriin merkityt omat tietonsa. Omat tiedot voi tarkastaa seurakunnan toimistossa Turuntie 12, Hämeenlinna, ennalta sovittuna ajankohtana.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella seurakuntalaisella on oikeus pyytää oikaisemaan virheelliset tiedot jäsenrekisterissä. Oikaisupyyntö tulee antaa seurakunnan toimistoon Turuntie 12, 13130 Hämeenlinna.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
Suoramarkkinointikielto
Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.
Poisto-oikeus
Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Lakisääteisiä tietoja ei ole mahdollista poistaa. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä
11. Evästeiden käyttö seurakunnan nettisivustolla
www.helluntaiseurakunta.net sivusto voi käyttää evästeitä, jotka ovat käyttäjän selaimeen tilapäisesti tallennettavia tietoja. Sivuston tallentamia evästeitä käytetään ainoastaan verkkopalvelun teknistä toimittamiseen, kuten esimerkiksi sivustolle kirjautumiseen tai sivustolla näytettävän ponnahdusilmoituksen näyttämiseen käyttäjälle vain yhden kerran. Evästeen sisältämiä tietoja ei liitetä millään tavalla jäsen- tai asiakasrekisterin sisältämiin tietoihin.
Halutessaan käyttäjä voi estää evästeiden käytön kokonaan selaimensa asetuksista. Tällöin kaikki sivuston ominaisuudet eivät välttämättä toimi.